Informationen nach Art. 13 DSGVO
Datenschutz & Cookies
Stand: 12. Oktober 2026
2. Hosting und Server-Protokolle
Diese Webseite wird bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet. Beim Aufruf können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse beziehungsweise anonymisierte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Webseite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb und in der Fehleranalyse.
3. Benutzerkonten und Anmeldung
KuPlanner-Konten werden nach einem Kundengespräch manuell angelegt. Dabei verarbeiten wir insbesondere Name beziehungsweise Anzeigename, E-Mail-Adresse, Benutzerrolle, Anmelde- und Kontostatus sowie technisch erforderliche Sitzungsdaten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern durch WordPress mit einem Einwegverfahren geschützt.
Die Verarbeitung dient der Einrichtung und Bereitstellung des vereinbarten Zugangs und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche, gekürzte IP-Adressen, Zeitpunkt, Benutzerkennung und sicherheitsrelevante Ereignisse können zur Missbrauchsabwehr protokolliert werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz der Konten, Daten und Systeme.
4. App-Daten und private Dateien
Innerhalb der KuPlanner-App können je nach gebuchtem Modul unter anderem Kunden- und Kontaktdaten, Aufgaben, Termine, Projekte, Rechnungs- und Belegdaten, Zahlungsinformationen, Arbeitszeitangaben, Notizen, Statusverläufe sowie hochgeladene Dokumente verarbeitet werden. Diese Daten werden kontobezogen auf der bei STRATO betriebenen WordPress-Installation gespeichert. Private Uploads sind gegen einen direkten öffentlichen Abruf geschützt.
Die Verarbeitung ist erforderlich, um die vereinbarten App-Funktionen bereitzustellen, und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit betriebliche Ansprechpartner oder Beschäftigtendaten verarbeitet werden, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein. Bitte speichere keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und rechtlich abgesichert wurde.
5. Administration, Vertrieb und gemeinsamer Kalender
Autorisierte KuPlanner-Administratoren können Kundenkonten einrichten, zugewiesene Apps verwalten und, soweit dies für Betreuung, Support oder die vereinbarte Administration erforderlich ist, auf Kundendaten zugreifen. Verkäufer sehen ausschließlich die ihnen zugewiesenen Kunden und erhalten grundsätzlich nur Leserechte, sofern keine weitergehende Berechtigung freigeschaltet wurde.
Für Kundenanfragen, Zuweisungen, Vergütungsübersichten, Statusverläufe, Benachrichtigungen und den gemeinsamen Kalender verarbeiten wir die jeweils eingegebenen Kontakt-, Termin- und Vorgangsdaten. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Zugriffe werden rollenbezogen beschränkt.
6. Kontaktformulare und Gastro-Anfragen
Gastro-Anfragen werden direkt an unseren KuPlanner-Server übermittelt und im geschützten Anfrage-Modul gespeichert. Verarbeitet werden Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, gewünschtes Paket, Nachricht, Sprache, Übermittlungszeit und eine zufällige Vorgangskennung. Diese Gastro-Anfragen werden nicht über Web3Forms versendet. Zugriffsberechtigte Mitarbeiter bearbeiten sie zur Beratung und Angebotserstellung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; Missbrauchsschutz erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Kenntnisnahme der Datenschutzerklärung ist keine Einwilligung in Werbung.
Andere allgemeine Kontaktformulare verwenden weiterhin Web3Forms, betrieben von Web3Creative. Dabei verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional den Unternehmensnamen, Betreff, Nachricht, Sprache sowie technische Metadaten. Deutsche Anfragen gehen an office@kuplanner.com, polnische Anfragen an ks@kuplanner.com.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Web3Forms verarbeitet Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, unter anderem in Indien, den USA und über globale Unterauftragnehmer. Laut DPA werden für erforderliche Drittlandübermittlungen Standardvertragsklauseln einbezogen. Web3Forms beschreibt für Einreichungen eine physische Speicherdauer von bis zu drei Jahren; die sichtbare Aufbewahrung im kostenlosen Tarif kann kürzer sein.
Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Web3Forms und Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DPA).
7. Kontakt per E-Mail oder Telefon
Wenn du uns direkt kontaktierst, verarbeiten wir deine Kontaktdaten und den Inhalt der Anfrage, um diese zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen und ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7a. Buchung einer KuPlanner-Demo
Bei einer Demo-Buchung verarbeiten wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Gesprächswunsch sowie den gewählten Termin. Die Angaben werden zur Terminorganisation, für Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails und zur Eintragung in den internen KuPlanner-Teamkalender verwendet. Deutsche Buchungen benachrichtigen office@kuplanner.com; bei polnischen Buchungen werden office@kuplanner.com und ks@kuplanner.com benachrichtigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Jede Buchung erhält einen zufälligen Stornierungslink. Der Gesprächslink wird durch einen berechtigten Administrator ergänzt und per E-Mail übermittelt. Abgesagte Termine werden im Kalender wieder freigegeben; die Buchungsdaten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung oder Nachbereitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
7b. Optionaler KI-Terminassistent
Wenn du beim Buchen ausdrücklich zustimmst, kann dich unser KI-Terminassistent zur Bestätigung deines Termins und zur Vorbereitung des Gesprächs anrufen. Der Anruf ist optional; eine Buchung ist auch ohne diese Zustimmung möglich. Dabei verarbeiten wir Telefonnummer, Name, Termin- und Projektangaben, Gesprächsaudio sowie technische Anrufdaten wie Annahme, Dauer und Fehlerstatus. Twilio stellt die Telefonverbindung bereit; OpenAI verarbeitet Sprache und erzeugt die Antworten. Rechtsgrundlage für den optionalen Anruf ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Nur bei gesonderter Zustimmung zur Gesprächsnotiz wird das Gespräch zur Transkription aufgezeichnet beziehungsweise als Text erfasst und mit OpenAI ausgewertet. Transkript, Zusammenfassung und Projektwünsche können beim Termin und im geschützten Terminassistenten hinterlegt werden. KI-Notizen können Fehler enthalten und werden nicht als verbindliche Vereinbarung oder automatische Entscheidung behandelt. Die Einwilligung kann über office@kuplanner.com für die Zukunft widerrufen werden. Ohne Zustimmung bleiben Buchung und persönliche Beratung möglich.
Vollständige Transkripte im Terminassistenten werden bei der regelmäßigen Bereinigung nach der eingestellten Frist entfernt (Standard 30 Tage, einstellbar zwischen 1 und 90 Tagen). Dies entfernt nicht automatisch Zusammenfassungen, Kalendereinträge oder sämtliche Kopien in anderen Modulen. Für diese gilt der jeweilige Bearbeitungszweck. Nach erfolgreicher Transkription wird die Löschung der Twilio-Aufnahme angefordert; Fehler oder noch nicht verarbeitete Aufnahmen müssen gesondert bereinigt werden. Eine sofortige Löschung bei allen Dienstleistern wird nicht zugesichert.
Bei Twilio und OpenAI können Daten außerhalb des EWR, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Informationen zu Empfängern und Transfergarantien: Twilio DPA und OpenAI DPA. Welche Vertragsgesellschaft, Region und Aufbewahrung gelten, richtet sich zusätzlich nach der gebuchten Dienstkonfiguration.
7c. Digitale Speisekarten und Abholbestellungen
Zusammengefasste Speisekarten-Statistiken werden für bis zu 180 Kalendertage vorgehalten und bei der regelmäßigen Bereinigung entfernt.
Bei einer Restaurant-Speisekarte und deren Bestellangebot ist der dort angegebene Gastronomiebetrieb für die Bearbeitung von Bestellungen und seine Besucherstatistik verantwortlich. KuPlanner stellt die technische Plattform bereit und verarbeitet diese Daten im Auftrag des Betriebs. Für unsere eigenen Konten, Abrechnung und Sicherheit ist KuPlanner verantwortlich. Die Kontaktdaten und ergänzenden Datenschutzhinweise des Restaurants findest du in der jeweiligen Speisekarte.
Abholbestellungen enthalten Name, Telefonnummer, ausgewählte Speisen und Getränke, Menge, Preis, gewünschte Abholzeit, optionale Bemerkungen und Bearbeitungsstatus. Sie werden dem Restaurant im geschützten Panel angezeigt. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung der Bestellung. Der zufällige Statuslink ermöglicht den Zugriff auf deine Bestellung; gib ihn nicht an Dritte weiter. Bestelldaten werden nicht allein wegen eines Statistik-Widerrufs gelöscht. Der Betrieb bestimmt die erforderliche Aufbewahrung unter Berücksichtigung von Abwicklung und gesetzlichen Pflichten.
Optionale Nutzungsstatistiken werden erst nach Zustimmung erhoben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit einschlägig § 25 Abs. 1 TDDDG). Gezählt werden Aufrufe, Uhrzeit und grobe Geräteart, Kategorie- und Gerichtfoto-Aufrufe, Sprachwahl, Suchnutzung ohne Suchbegriffe und geöffnete Allergeninfos; bei Schülerkarten außerdem Aufrufe und das Öffnen des Bestellformulars. Keine Namen, Telefonnummern oder Bestellinhalte werden mit diesen Statistikwerten verknüpft. Die Statistik verwendet eine zufällige Kennung für den einzelnen Seitenaufruf; der serverseitige Wiederholschutz läuft nach 30 Minuten ab. IP-Adressen können unabhängig davon in Hosting-Protokollen vorkommen.
Die Entscheidung wird für die jeweilige Karte bis zu 180 Tage lokal gespeichert. Du kannst über „Statistik-Einstellungen“ ablehnen oder deine Zustimmung für weitere Erfassung widerrufen. Speisekarte und Bestellung funktionieren auch ohne Statistik. Gespeichert werden zusammengefasste Tageswerte; bereits aggregierte Werte lassen sich keinem einzelnen Besucher mehr zuordnen.
8. Technisch erforderliche Cookies und lokaler Speicher
Optionale Statistik und Anzeigenmessung nur nach Zustimmung.
Für die Anmeldung setzt WordPress technisch erforderliche Sitzungs- und Sicherheitscookies. Die gewählte Sprache, die bevorzugte Währung sowie bestimmte Bedienhinweise werden lokal im Browser gespeichert. Die App hält zusätzlich eine kontobezogene lokale Arbeitskopie der App-Daten vor, damit Eingaben zuverlässig synchronisiert und bei einer vorübergehenden Verbindungsstörung wiederhergestellt werden können. Diese lokale App-Kopie wird beim regulären Abmelden entfernt; übrige Einstellungen können durch Löschen der Websitedaten entfernt werden. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
9. Technische Bibliotheken und externe Dienste in der App
Nach der Anmeldung lädt die KuPlanner-App einzelne Programmbibliotheken für PDF-Erstellung, Diagramme, ZIP-Dateien, Dateidownloads und Texterkennung über die Netzwerke cdnjs.cloudflare.com und cdn.jsdelivr.net. Dabei wird technisch bedingt insbesondere die IP-Adresse an die jeweiligen CDN-Betreiber übertragen. Die Einbindung dient der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der App auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Bei Anbietern außerhalb des EWR können geeignete Garantien für Drittlandübermittlungen erforderlich sein.
Der EUR/PLN-Referenzkurs wird serverseitig von der Narodowy Bank Polski abgerufen; dabei wird deine IP-Adresse nicht an die Bank übermittelt. Eine frühere Datenbasis kann einmalig serverseitig aus Google Firebase importiert werden, sofern dies für das betreffende Bestandskonto vorgesehen ist. Der Import dient ausschließlich der Migration in den geschützten KuPlanner-Speicher.
9a. Google Ads – optionale Anzeigenmessung
Die Gastro-Seiten enthalten eine vorbereitete Google-Ads-Messung. Solange sie technisch deaktiviert ist, wird das Google-Tag nicht geladen. Bei aktivierter Messung wird es erst nach deiner Zustimmung geladen. Empfänger ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; eine Verarbeitung durch Google-Unternehmen in den USA ist möglich.
Gemessen wird, ob nach einer Anzeige eine Gastro-Anfrage erfolgreich gespeichert wurde. Übertragen werden eine zufällige Vorgangskennung, der Conversion-Vorgang, die Seitenadresse ohne Formularinhalt und technische Daten wie IP-Adresse und Browserinformationen. Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Nachrichtentexte werden von dieser Messung nicht als Conversion-Daten übergeben. Google kann Werbe-Kennungen und Cookies verwenden. Werbepersonalisierung ist nicht aktiviert. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.
Die Entscheidung wird lokal bis zu 180 Tage gespeichert. Du kannst sie über „Datenschutzeinstellungen“ ändern oder widerrufen; ohne Zustimmung sind Formular und Demo weiterhin nutzbar. Google-Cookie-Laufzeiten und serverseitige Aufbewahrung können hiervon abweichen. Weitere Informationen: Google Datenschutz und Google-Datenverarbeitungsbedingungen.
9b. Google Analytics 4 – optionale Nutzungsanalyse
Eine zusätzliche Google-Analytics-Integration ist vorbereitet und standardmäßig deaktiviert. Wird sie gesondert aktiviert, laden wir sie nur nach deiner separaten Zustimmung zur Nutzungsanalyse. Empfänger ist Google Ireland Limited; eine Verarbeitung in den USA ist möglich. Gemessen werden Aufrufe der Gastro-Seiten, Demo- und Anfrageklicks, Preisansichten, der Beginn einer Anfrage und erfolgreich gespeicherte Anfragen. Die Seitenadresse wird ohne Abfrageparameter übergeben; Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Nachrichtentexte werden nicht als Ereignisdaten übertragen. Google kann technische Geräte- und Verbindungsdaten sowie Analyse-Cookies verarbeiten. Google Signals und Werbepersonalisierung bleiben deaktiviert. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Deine Wahl kann über die Datenschutzeinstellungen geändert werden. Die Nutzungsanalyse ist derzeit nicht aktiviert; darüber werden daher keine Analytics-Ereignisdaten erhoben.
9c. Zusammengefasste Aufrufstatistik unserer Webseiten
Eigene Kampagnenlinks enthalten außerdem einen gemeinsamen Kampagnencode. Er ist für alle Personen einer Kampagne gleich und wird auf verlinkten KuPlanner-Seiten in der Adresse weitergegeben, ohne ihn auf deinem Gerät zu speichern. Wir zählen damit Aufrufe und erfolgreich abgesendete Kontaktanfragen je Kampagne. Bei einer Gastro-Anfrage speichern wir den Kampagnencode auch beim Vorgang, damit die Herkunft der Anfrage erkennbar ist. Eine Zuordnung über andere Webseiten oder Geräte hinweg findet hierbei nicht statt.
Für unsere eigenen öffentlichen KuPlanner-Seiten zählen wir serverseitig Seitenaufrufe und erfolgreich gespeicherte Kontaktanfragen. Gespeichert werden nur Summen nach Tag, Stunde, Seitentyp, Sprache und grober Herkunftskategorie (direkt, interne Navigation, Suchmaschine, Anzeige oder andere Webseite). Vollständige Verweisadressen, Suchbegriffe, IP-Adressen, Gerätekennungen und einzelne Besuchsverläufe werden in dieser Statistik nicht gespeichert. Der Browsertyp wird nur zur groben Erkennung automatisierter Aufrufe geprüft und nicht in der Statistik abgelegt. Wir setzen hierfür keine Statistik-Cookies und binden keinen zusätzlichen Drittanbieter ein. Angemeldete Konten, Kunden-Speisekarten und die App werden nicht mitgezählt. Die Summen werden nach 365 Tagen gelöscht. Die Messung dient unserem berechtigten Interesse, Reichweite und Nachfrage unserer Seiten zu verstehen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); ein Widerspruch ist über die oben genannte Kontaktadresse möglich. Die Zahlen sind keine eindeutigen Besucherzahlen, und Bots können teilweise mitgezählt werden.
10. Empfänger, Berechtigungen und Backups
Bei Nutzung der entsprechenden Funktionen kommen zusätzlich Twilio, OpenAI, nach Zustimmung Google und der für eine Bestellung zuständige Gastronomiebetrieb als Empfänger hinzu. Dienstanbieter können Unterauftragnehmer einsetzen. Für Verarbeitung im Auftrag sind Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO erforderlich; für Drittlandübermittlungen müssen die tatsächlich geltenden Voraussetzungen nach Art. 44 ff. DSGVO geprüft werden. Aus dieser Erklärung allein folgt nicht, dass diese Verträge bereits abgeschlossen sind.
Empfänger können STRATO als Hosting-Anbieter, Web3Forms und dessen Unterauftragnehmer, die genannten CDN-Betreiber sowie ausschließlich entsprechend berechtigte KuPlanner-Administratoren und Verkäufer sein. Zur Absicherung gegen Datenverlust werden verschlüsselt übertragene beziehungsweise zugriffsgeschützte Sicherungskopien erstellt. Backups werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Wiederherstellung, Sicherheit und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
11. Speicherdauer
Das Verschieben einer Anfrage in den Papierkorb ist keine endgültige Löschung. Notizen und Vorgangsdaten bleiben zur Wiederherstellung gespeichert, bis sie endgültig bereinigt werden. Datenschutzrechtliche Löschanfragen können an office@kuplanner.com gerichtet werden. Erforderliche Vertrags- und Buchführungsunterlagen können abweichenden gesetzlichen Fristen unterliegen.
Konten und App-Daten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertrags- und Nutzungsverhältnisses gespeichert. Danach werden sie gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offenen Ansprüche oder erforderlichen Sicherungszyklen entgegenstehen. Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Sicherheits-, Benachrichtigungs- und Statusverläufe werden mengenmäßig begrenzt und regelmäßig durch neuere Einträge ersetzt.
12. Deine Rechte und Beschwerderecht
Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Beschwerden kannst du insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht oder bei einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.
13. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen
Pflichtangaben sind erforderlich, um eine Anfrage zu bearbeiten, ein Konto einzurichten oder die vereinbarten App-Funktionen bereitzustellen. Ohne diese Angaben ist die jeweilige Leistung nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
2. Hosting i logi serwera
Strona jest hostowana przez STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Niemcy. Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane technicznie niezbędne dane dziennika, w szczególności adres IP lub adres IP w formie zanonimizowanej, data i godzina, odwiedzana podstrona, strona odsyłająca, przeglądarka i system operacyjny. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest bezpieczne udostępnianie strony oraz analiza błędów.
3. Konta użytkowników i logowanie
Konta KuPlanner są zakładane ręcznie po rozmowie z klientem. Przetwarzamy w szczególności imię i nazwisko lub nazwę wyświetlaną, adres e-mail, rolę użytkownika, status konta i logowania oraz technicznie niezbędne dane sesji. Hasła nie są zapisywane w postaci jawnej, lecz zabezpieczane przez WordPress za pomocą funkcji jednokierunkowej.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nieudane próby logowania, skrócone adresy IP, czas, identyfikator użytkownika i zdarzenia bezpieczeństwa mogą być rejestrowane w celu ochrony przed nadużyciami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Dane aplikacji i prywatne pliki
W zależności od wybranego modułu aplikacja może przetwarzać między innymi dane klientów i kontaktów, zadania, terminy, projekty, dane faktur i dokumentów, informacje o płatnościach, czas pracy, notatki, historię statusów oraz przesłane dokumenty. Dane są zapisywane dla danego konta w instalacji WordPress hostowanej w STRATO. Prywatne pliki są chronione przed bezpośrednim publicznym dostępem.
Przetwarzanie jest niezbędne do udostępnienia uzgodnionych funkcji aplikacji i opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odpowiednich przypadkach również na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie należy zapisywać szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO, chyba że zostało to wyraźnie uzgodnione i odpowiednio zabezpieczone prawnie.
5. Administracja, sprzedaż i wspólny kalendarz
Upoważnieni administratorzy KuPlanner mogą zakładać konta klientów, zarządzać przypisanymi aplikacjami oraz, jeżeli jest to konieczne do obsługi, wsparcia lub uzgodnionej administracji, uzyskiwać dostęp do danych klienta. Sprzedawcy widzą wyłącznie przypisanych im klientów i co do zasady mają dostęp tylko do odczytu, o ile nie przyznano im dodatkowych uprawnień.
W ramach zgłoszeń klientów, przypisań, zestawień wynagrodzeń, historii statusów, powiadomień i wspólnego kalendarza przetwarzane są wprowadzone dane kontaktowe, terminowe i dotyczące sprawy. Podstawą są art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.
6. Formularze kontaktowe i zapytania Gastro
Zapytania Gastro trafiają bezpośrednio na serwer KuPlanner i do chronionego modułu zapytań, bez Web3Forms. Przetwarzamy imię i nazwisko, firmę, e-mail, opcjonalny telefon, wybrany pakiet, wiadomość, język, czas wysłania i losowy identyfikator sprawy. Upoważnieni pracownicy wykorzystują dane do konsultacji i przygotowania oferty (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); ochrona przed nadużyciami opiera się na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Potwierdzenie zapoznania się z polityką nie jest zgodą na reklamę.
Pozostałe ogólne formularze kontaktowe nadal korzystają z Web3Forms, obsługiwanego przez Web3Creative. Przetwarzamy imię i nazwisko, e-mail, opcjonalną nazwę firmy, temat, treść, język i dane techniczne. Zapytania niemieckie trafiają na office@kuplanner.com, polskie na ks@kuplanner.com.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku działań przed zawarciem umowy, a w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Web3Forms może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, między innymi w Indiach, USA oraz za pośrednictwem globalnych podmiotów przetwarzających. Zgodnie z DPA przy wymaganych transferach do państw trzecich stosowane są standardowe klauzule umowne. Web3Forms opisuje fizyczny okres przechowywania zgłoszeń do trzech lat; widoczny okres przechowywania w bezpłatnym planie może być krótszy.
Więcej informacji: polityka prywatności Web3Forms i umowa powierzenia przetwarzania (DPA).
7. Kontakt e-mailowy lub telefoniczny
W przypadku bezpośredniego kontaktu przetwarzamy dane kontaktowe i treść zapytania w celu udzielenia odpowiedzi. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku działań przed zawarciem umowy, a w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane zostaną usunięte po ostatecznym zakończeniu sprawy, o ile nie obowiązują ustawowe okresy przechowywania.
7a. Rezerwacja prezentacji KuPlanner
Podczas rezerwacji demo przetwarzamy imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu i opis potrzeb oraz wybrany termin. Dane służą do organizacji spotkania, wysłania potwierdzenia i przypomnienia oraz wpisania terminu do wewnętrznego kalendarza zespołu KuPlanner. Rezerwacje niemieckie powiadamiają office@kuplanner.com, a rezerwacje polskie office@kuplanner.com oraz ks@kuplanner.com. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Każda rezerwacja otrzymuje losowy link do anulowania. Link do rozmowy uzupełnia uprawniony administrator i jest on przesyłany e-mailem. Po anulowaniu termin staje się ponownie dostępny, a dane rezerwacji są usuwane, gdy nie są już potrzebne do realizacji lub obsługi spotkania i nie obowiązują inne okresy przechowywania.
7b. Opcjonalny asystent telefoniczny AI
Po wyraźnej zgodzie podczas rezerwacji asystent AI może zadzwonić, aby potwierdzić termin i zebrać informacje do rozmowy. Rezerwacja jest możliwa także bez zgody. Przetwarzane są numer telefonu, imię, termin, informacje o projekcie, dźwięk rozmowy i dane techniczne połączenia. Twilio zapewnia telefonię, a OpenAI przetwarza mowę i generuje odpowiedzi. Podstawą opcjonalnego połączenia jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
Tylko po osobnej zgodzie na notatkę rozmowa jest nagrywana do transkrypcji lub zapisywana jako tekst i analizowana przez OpenAI. Transkrypcja, podsumowanie i potrzeby klienta mogą być zapisane przy terminie oraz w chronionym panelu. Notatki AI mogą zawierać błędy i nie stanowią wiążących ustaleń ani automatycznej decyzji. Zgodę można wycofać na przyszłość przez office@kuplanner.com, bez utraty możliwości osobistej konsultacji.
Pełne transkrypcje w module asystenta są usuwane przy okresowym czyszczeniu po ustawionym czasie (domyślnie 30 dni, zakres 1–90 dni). Nie usuwa to automatycznie podsumowań, wpisów kalendarza ani kopii w innych modułach. Po udanej transkrypcji wysyłane jest żądanie usunięcia nagrania Twilio; błędy i nieprzetworzone nagrania wymagają osobnego sprawdzenia. Nie gwarantujemy natychmiastowego usunięcia u wszystkich dostawców.
Dane mogą być przetwarzane poza EOG, w tym w USA. Informacje o odbiorcach i zabezpieczeniach transferu: Twilio DPA oraz OpenAI DPA. Konkretna spółka, region i okres przechowywania zależą również od konfiguracji usługi.
7c. Cyfrowe menu i zamówienia na odbiór
Zbiorcze statystyki menu są przechowywane do 180 dni kalendarzowych i usuwane podczas okresowego czyszczenia.
Restauracja wskazana w menu jest administratorem danych swoich zamówień i statystyk gości. KuPlanner udostępnia platformę i przetwarza te dane w jej imieniu; za własne konta, rozliczenia i bezpieczeństwo odpowiada KuPlanner. Dane kontaktowe i dodatkowe informacje restauracji znajdują się w jej menu.
Zamówienia obejmują imię, telefon, wybrane dania i napoje, ilości, ceny, czas odbioru, opcjonalne uwagi i status realizacji. Restauracja widzi je w chronionym panelu (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Losowy link pozwala sprawdzić zamówienie – nie udostępniaj go innym. Wycofanie zgody na statystykę nie usuwa danych zamówienia. Restauracja ustala czas przechowywania z uwzględnieniem realizacji i obowiązków prawnych.
Opcjonalne statystyki wymagają zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO i, gdy ma zastosowanie, § 25 ust. 1 TDDDG). Liczone są wizyty, pora i ogólny typ urządzenia, kategorie, otwarcia zdjęć dań, języki, użycie wyszukiwarki bez wyszukiwanych słów i informacje o alergenach; w menu uczniowskim także wejścia i otwarcie formularza zamówienia. Nie łączymy statystyk z imieniem, telefonem ani treścią zamówienia. Losowy identyfikator dotyczy jednego wyświetlenia strony; serwerowe zabezpieczenie przed powtórzeniami wygasa po 30 minutach. Adres IP może niezależnie występować w logach hostingu.
Wybór jest zapisywany lokalnie dla danej karty do 180 dni. Można odmówić lub wycofać zgodę na dalszy pomiar przez „Ustawienia statystyk”. Menu i zamówienia działają bez zgody. Zapisane zbiorcze wartości dzienne nie pozwalają przypisać wcześniejszego zdarzenia konkretnej osobie.
8. Niezbędne pliki cookie i pamięć lokalna
Opcjonalne statystyki i pomiar reklam tylko po zgodzie.
WordPress używa technicznie niezbędnych plików cookie sesji i bezpieczeństwa podczas logowania. Wybrany język, preferowana waluta oraz niektóre wskazówki obsługi są zapisywane lokalnie w przeglądarce. Aplikacja przechowuje również przypisaną do konta lokalną kopię roboczą danych, aby niezawodnie synchronizować wpisy i umożliwić ich odtworzenie po chwilowym braku połączenia. Lokalna kopia aplikacji jest usuwana podczas prawidłowego wylogowania; pozostałe ustawienia można usunąć przez wyczyszczenie danych strony.
9. Biblioteki techniczne i usługi zewnętrzne w aplikacji
Po zalogowaniu aplikacja KuPlanner pobiera pojedyncze biblioteki programistyczne do tworzenia plików PDF, wykresów, archiwów ZIP, pobierania plików i rozpoznawania tekstu z sieci cdnjs.cloudflare.com oraz cdn.jsdelivr.net. Z przyczyn technicznych do operatorów CDN przekazywany jest w szczególności adres IP. Podstawą są art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.
Kurs referencyjny EUR/PLN jest pobierany po stronie serwera z Narodowego Banku Polskiego, dlatego adres IP użytkownika nie jest przekazywany do banku. Dla wybranych starszych kont może zostać wykonany jednorazowy import wcześniejszych danych z Google Firebase do chronionej pamięci KuPlanner.
9a. Google Ads – opcjonalny pomiar reklam
Strony Gastro zawierają przygotowaną integrację Google Ads. Gdy jest wyłączona technicznie, tag Google nie jest ładowany. Po jej aktywacji wymaga zgody. Odbiorcą jest Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia; możliwe jest przetwarzanie przez spółki Google w USA.
Mierzymy skuteczne zapisanie zapytania po reklamie: losowy identyfikator sprawy, zdarzenie konwersji, adres strony bez treści formularza oraz dane techniczne, np. IP i przeglądarkę. Nie przekazujemy imienia, e-maila, telefonu ani treści wiadomości jako danych konwersji. Google może stosować identyfikatory reklamowe i cookie. Personalizacja reklam nie jest aktywna. Podstawą są art. 6 ust. 1 lit. a RODO i § 25 ust. 1 TDDDG.
Wybór jest zapisywany lokalnie do 180 dni. Można zmienić lub wycofać zgodę przez „Ustawienia prywatności”; formularz i demo działają bez niej. Okresy cookie i przechowywania po stronie Google mogą się różnić. Więcej: Google – prywatność i warunki przetwarzania danych Google.
9b. Google Analytics 4 – opcjonalna analiza korzystania
Dodatkowa integracja Google Analytics jest przygotowana i domyślnie wyłączona. Po osobnej aktywacji działa wyłącznie za odrębną zgodą na analizę korzystania. Odbiorcą jest Google Ireland Limited; możliwe jest przetwarzanie w USA. Mierzone są otwarcia stron Gastro, kliknięcia demo i zapytań, wyświetlenia cen, rozpoczęcie formularza i skutecznie zapisane zapytania. Adres strony jest przekazywany bez parametrów; imię, e-mail, telefon i treść wiadomości nie trafiają do danych zdarzeń. Google może przetwarzać techniczne dane urządzenia i połączenia oraz cookie analityczne. Google Signals i personalizacja reklam pozostają wyłączone. Podstawą są art. 6 ust. 1 lit. a RODO i § 25 ust. 1 TDDDG. Wybór zmienisz w ustawieniach prywatności. Analiza korzystania jest obecnie wyłączona; nie są przez nią zbierane dane zdarzeń Analytics.
9c. Zbiorcze statystyki odwiedzin naszych stron
Nasze linki kampanii zawierają wspólny kod kampanii, taki sam dla wszystkich jej odbiorców. Kod jest przekazywany w adresie między połączonymi stronami KuPlanner, bez zapisywania go na Twoim urządzeniu. Liczymy wyświetlenia i wysłane formularze według kampanii. Przy zapytaniu Gastro zapisujemy kod również przy zgłoszeniu, aby rozpoznać jego źródło. Nie łączymy w ten sposób aktywności między różnymi serwisami ani urządzeniami.
Na własnych publicznych stronach KuPlanner liczymy po stronie serwera wyświetlenia stron i skutecznie zapisane zapytania kontaktowe. Przechowujemy wyłącznie sumy według dnia, godziny, rodzaju strony, języka i ogólnej kategorii źródła (bezpośrednio, nawigacja wewnętrzna, wyszukiwarka, reklama lub inna strona). Pełne adresy stron odsyłających, zapytania wyszukiwania, adresy IP, identyfikatory urządzeń i indywidualne ścieżki odwiedzin nie są zapisywane w tych statystykach. Typ przeglądarki służy jedynie do ogólnego rozpoznawania automatycznych wejść i nie jest zapisywany w statystykach. Nie używamy do tego statystycznych plików cookie ani dodatkowych usług podmiotów trzecich. Zalogowane konta, menu klientów i aplikacja nie są liczone. Sumy usuwamy po 365 dniach. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes w poznaniu zasięgu i zainteresowania stronami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); sprzeciw można zgłosić na podany wyżej adres kontaktowy. Liczby nie oznaczają unikalnych osób, a część botów może zostać policzona.
10. Odbiorcy, uprawnienia i kopie zapasowe
Przy korzystaniu z odpowiednich funkcji odbiorcami są również Twilio, OpenAI, po zgodzie Google oraz restauracja realizująca zamówienie. Dostawcy mogą korzystać z podwykonawców. Przetwarzanie w imieniu administratora wymaga umów z art. 28 RODO; transfery poza EOG wymagają sprawdzenia faktycznych podstaw z art. 44 i następnych RODO. Samo opublikowanie tej polityki nie potwierdza zawarcia tych umów.
Odbiorcami mogą być STRATO jako dostawca hostingu, Web3Forms i jego podmioty przetwarzające, wymienieni operatorzy CDN oraz wyłącznie odpowiednio upoważnieni administratorzy i sprzedawcy KuPlanner. W celu ochrony przed utratą danych tworzone są zabezpieczone kopie zapasowe, przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do odtworzenia danych, zapewnienia bezpieczeństwa lub realizacji obowiązków prawnych.
11. Okres przechowywania
Przeniesienie zapytania do kosza nie oznacza trwałego usunięcia. Notatki i dane sprawy pozostają do przywrócenia, aż do końcowego usunięcia. Wnioski o usunięcie danych można wysłać na office@kuplanner.com. Dokumenty umowne i księgowe mogą podlegać odrębnym ustawowym okresom przechowywania.
Konta i dane aplikacji są zasadniczo przechowywane przez czas trwania umowy i korzystania z usługi. Następnie są usuwane lub blokowane, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe okresy przechowywania, otwarte roszczenia lub niezbędne cykle kopii zapasowych. Zapytania kontaktowe są usuwane po zakończeniu sprawy, jeżeli nie istnieje obowiązek dalszego przechowywania.
12. Twoje prawa i prawo do skargi
Masz w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu. Udzieloną zgodę można wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Skargę można złożyć między innymi do Bawarskiego Urzędu Nadzoru Ochrony Danych, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo innego właściwego organu nadzorczego.
13. Obowiązek podania danych i decyzje automatyczne
Pola obowiązkowe są potrzebne do obsługi zapytania, założenia konta lub udostępnienia uzgodnionych funkcji aplikacji. Bez tych danych dana usługa nie jest możliwa. Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.
