Informationen nach Art. 13 DSGVO
Datenschutz & Cookies
Stand: 1. August 2026
2. Hosting und Server-Protokolle
Diese Webseite wird bei STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Deutschland, gehostet. Beim Aufruf können technisch erforderliche Protokolldaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse beziehungsweise anonymisierte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browser und Betriebssystem. Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Webseite. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb und in der Fehleranalyse.
3. Benutzerkonten und Anmeldung
KuPlanner-Konten werden nach einem Kundengespräch manuell angelegt. Dabei verarbeiten wir insbesondere Name beziehungsweise Anzeigename, E-Mail-Adresse, Benutzerrolle, Anmelde- und Kontostatus sowie technisch erforderliche Sitzungsdaten. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert, sondern durch WordPress mit einem Einwegverfahren geschützt.
Die Verarbeitung dient der Einrichtung und Bereitstellung des vereinbarten Zugangs und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Fehlgeschlagene Anmeldeversuche, gekürzte IP-Adressen, Zeitpunkt, Benutzerkennung und sicherheitsrelevante Ereignisse können zur Missbrauchsabwehr protokolliert werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im Schutz der Konten, Daten und Systeme.
4. App-Daten und private Dateien
Innerhalb der KuPlanner-App können je nach gebuchtem Modul unter anderem Kunden- und Kontaktdaten, Aufgaben, Termine, Projekte, Rechnungs- und Belegdaten, Zahlungsinformationen, Arbeitszeitangaben, Notizen, Statusverläufe sowie hochgeladene Dokumente verarbeitet werden. Diese Daten werden kontobezogen auf der bei STRATO betriebenen WordPress-Installation gespeichert. Private Uploads sind gegen einen direkten öffentlichen Abruf geschützt.
Die Verarbeitung ist erforderlich, um die vereinbarten App-Funktionen bereitzustellen, und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit betriebliche Ansprechpartner oder Beschäftigtendaten verarbeitet werden, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO einschlägig sein. Bitte speichere keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO, sofern dies nicht ausdrücklich vereinbart und rechtlich abgesichert wurde.
5. Administration, Vertrieb und gemeinsamer Kalender
Autorisierte KuPlanner-Administratoren können Kundenkonten einrichten, zugewiesene Apps verwalten und, soweit dies für Betreuung, Support oder die vereinbarte Administration erforderlich ist, auf Kundendaten zugreifen. Verkäufer sehen ausschließlich die ihnen zugewiesenen Kunden und erhalten grundsätzlich nur Leserechte, sofern keine weitergehende Berechtigung freigeschaltet wurde.
Für Kundenanfragen, Zuweisungen, Vergütungsübersichten, Statusverläufe, Benachrichtigungen und den gemeinsamen Kalender verarbeiten wir die jeweils eingegebenen Kontakt-, Termin- und Vorgangsdaten. Grundlage sind Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Zugriffe werden rollenbezogen beschränkt.
6. Kontaktformular über Web3Forms
Beim Absenden des Formulars verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, optional den Unternehmensnamen, Betreff, Nachricht, Sprache sowie technische Metadaten. Die Daten werden über den Dienst Web3Forms, betrieben von Web3Creative, an den zuständigen Ansprechpartner weitergeleitet. Deutsche Anfragen gehen an office@kuplanner.com, polnische Anfragen an ks@kuplanner.com.
Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Web3Forms verarbeitet Daten auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, unter anderem in Indien, den USA und über globale Unterauftragnehmer. Laut DPA werden für erforderliche Drittlandübermittlungen Standardvertragsklauseln einbezogen. Web3Forms beschreibt für Einreichungen eine physische Speicherdauer von bis zu drei Jahren; die sichtbare Aufbewahrung im kostenlosen Tarif kann kürzer sein.
Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von Web3Forms und Auftragsverarbeitungsvereinbarung (DPA).
7. Kontakt per E-Mail oder Telefon
Wenn du uns direkt kontaktierst, verarbeiten wir deine Kontaktdaten und den Inhalt der Anfrage, um diese zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Anfragen und ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7a. Buchung einer KuPlanner-Demo
Bei einer Demo-Buchung verarbeiten wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Gesprächswunsch sowie den gewählten Termin. Die Angaben werden zur Terminorganisation, für Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails und zur Eintragung in den internen KuPlanner-Teamkalender verwendet. Deutsche Buchungen benachrichtigen office@kuplanner.com; bei polnischen Buchungen werden office@kuplanner.com und ks@kuplanner.com benachrichtigt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Jede Buchung erhält einen zufälligen Stornierungslink. Der Gesprächslink wird durch einen berechtigten Administrator ergänzt und per E-Mail übermittelt. Abgesagte Termine werden im Kalender wieder freigegeben; die Buchungsdaten werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung oder Nachbereitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
8. Technisch erforderliche Cookies und lokaler Speicher
Es werden keine Analyse-, Marketing- oder Werbe-Cookies eingesetzt.
Für die Anmeldung setzt WordPress technisch erforderliche Sitzungs- und Sicherheitscookies. Die gewählte Sprache, die bevorzugte Währung sowie bestimmte Bedienhinweise werden lokal im Browser gespeichert. Die App hält zusätzlich eine kontobezogene lokale Arbeitskopie der App-Daten vor, damit Eingaben zuverlässig synchronisiert und bei einer vorübergehenden Verbindungsstörung wiederhergestellt werden können. Diese lokale App-Kopie wird beim regulären Abmelden entfernt; übrige Einstellungen können durch Löschen der Websitedaten entfernt werden. Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
9. Technische Bibliotheken und externe Dienste in der App
Nach der Anmeldung lädt die KuPlanner-App einzelne Programmbibliotheken für PDF-Erstellung, Diagramme, ZIP-Dateien, Dateidownloads und Texterkennung über die Netzwerke cdnjs.cloudflare.com und cdn.jsdelivr.net. Dabei wird technisch bedingt insbesondere die IP-Adresse an die jeweiligen CDN-Betreiber übertragen. Die Einbindung dient der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der App auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Bei Anbietern außerhalb des EWR können geeignete Garantien für Drittlandübermittlungen erforderlich sein.
Der EUR/PLN-Referenzkurs wird serverseitig von der Narodowy Bank Polski abgerufen; dabei wird deine IP-Adresse nicht an die Bank übermittelt. Eine frühere Datenbasis kann einmalig serverseitig aus Google Firebase importiert werden, sofern dies für das betreffende Bestandskonto vorgesehen ist. Der Import dient ausschließlich der Migration in den geschützten KuPlanner-Speicher.
10. Empfänger, Berechtigungen und Backups
Empfänger können STRATO als Hosting-Anbieter, Web3Forms und dessen Unterauftragnehmer, die genannten CDN-Betreiber sowie ausschließlich entsprechend berechtigte KuPlanner-Administratoren und Verkäufer sein. Zur Absicherung gegen Datenverlust werden verschlüsselt übertragene beziehungsweise zugriffsgeschützte Sicherungskopien erstellt. Backups werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Wiederherstellung, Sicherheit und gesetzliche Pflichten erforderlich ist.
11. Speicherdauer
Konten und App-Daten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertrags- und Nutzungsverhältnisses gespeichert. Danach werden sie gelöscht oder gesperrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, offenen Ansprüche oder erforderlichen Sicherungszyklen entgegenstehen. Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Sicherheits-, Benachrichtigungs- und Statusverläufe werden mengenmäßig begrenzt und regelmäßig durch neuere Einträge ersetzt.
12. Deine Rechte und Beschwerderecht
Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Erteilte Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden. Beschwerden kannst du insbesondere beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht oder bei einer anderen zuständigen Aufsichtsbehörde einreichen.
13. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen
Pflichtangaben sind erforderlich, um eine Anfrage zu bearbeiten, ein Konto einzurichten oder die vereinbarten App-Funktionen bereitzustellen. Ohne diese Angaben ist die jeweilige Leistung nicht möglich. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
2. Hosting i logi serwera
Strona jest hostowana przez STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, Niemcy. Podczas korzystania ze strony mogą być przetwarzane technicznie niezbędne dane dziennika, w szczególności adres IP lub adres IP w formie zanonimizowanej, data i godzina, odwiedzana podstrona, strona odsyłająca, przeglądarka i system operacyjny. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadnionym interesem jest bezpieczne udostępnianie strony oraz analiza błędów.
3. Konta użytkowników i logowanie
Konta KuPlanner są zakładane ręcznie po rozmowie z klientem. Przetwarzamy w szczególności imię i nazwisko lub nazwę wyświetlaną, adres e-mail, rolę użytkownika, status konta i logowania oraz technicznie niezbędne dane sesji. Hasła nie są zapisywane w postaci jawnej, lecz zabezpieczane przez WordPress za pomocą funkcji jednokierunkowej.
Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nieudane próby logowania, skrócone adresy IP, czas, identyfikator użytkownika i zdarzenia bezpieczeństwa mogą być rejestrowane w celu ochrony przed nadużyciami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
4. Dane aplikacji i prywatne pliki
W zależności od wybranego modułu aplikacja może przetwarzać między innymi dane klientów i kontaktów, zadania, terminy, projekty, dane faktur i dokumentów, informacje o płatnościach, czas pracy, notatki, historię statusów oraz przesłane dokumenty. Dane są zapisywane dla danego konta w instalacji WordPress hostowanej w STRATO. Prywatne pliki są chronione przed bezpośrednim publicznym dostępem.
Przetwarzanie jest niezbędne do udostępnienia uzgodnionych funkcji aplikacji i opiera się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w odpowiednich przypadkach również na art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Nie należy zapisywać szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO, chyba że zostało to wyraźnie uzgodnione i odpowiednio zabezpieczone prawnie.
5. Administracja, sprzedaż i wspólny kalendarz
Upoważnieni administratorzy KuPlanner mogą zakładać konta klientów, zarządzać przypisanymi aplikacjami oraz, jeżeli jest to konieczne do obsługi, wsparcia lub uzgodnionej administracji, uzyskiwać dostęp do danych klienta. Sprzedawcy widzą wyłącznie przypisanych im klientów i co do zasady mają dostęp tylko do odczytu, o ile nie przyznano im dodatkowych uprawnień.
W ramach zgłoszeń klientów, przypisań, zestawień wynagrodzeń, historii statusów, powiadomień i wspólnego kalendarza przetwarzane są wprowadzone dane kontaktowe, terminowe i dotyczące sprawy. Podstawą są art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.
6. Formularz kontaktowy Web3Forms
Po wysłaniu formularza przetwarzamy imię i nazwisko, adres e-mail, opcjonalnie nazwę firmy, temat, treść wiadomości, język oraz dane techniczne. Dane są przekazywane przez Web3Forms, obsługiwany przez Web3Creative, do właściwej osoby kontaktowej. Zapytania w języku niemieckim trafiają na office@kuplanner.com, a zapytania w języku polskim na ks@kuplanner.com.
Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku działań przed zawarciem umowy, a w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Web3Forms może przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, między innymi w Indiach, USA oraz za pośrednictwem globalnych podmiotów przetwarzających. Zgodnie z DPA przy wymaganych transferach do państw trzecich stosowane są standardowe klauzule umowne. Web3Forms opisuje fizyczny okres przechowywania zgłoszeń do trzech lat; widoczny okres przechowywania w bezpłatnym planie może być krótszy.
Więcej informacji: polityka prywatności Web3Forms i umowa powierzenia przetwarzania (DPA).
7. Kontakt e-mailowy lub telefoniczny
W przypadku bezpośredniego kontaktu przetwarzamy dane kontaktowe i treść zapytania w celu udzielenia odpowiedzi. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO w przypadku działań przed zawarciem umowy, a w pozostałych przypadkach art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Dane zostaną usunięte po ostatecznym zakończeniu sprawy, o ile nie obowiązują ustawowe okresy przechowywania.
7a. Rezerwacja prezentacji KuPlanner
Podczas rezerwacji demo przetwarzamy imię i nazwisko, nazwę firmy, adres e-mail, opcjonalnie numer telefonu i opis potrzeb oraz wybrany termin. Dane służą do organizacji spotkania, wysłania potwierdzenia i przypomnienia oraz wpisania terminu do wewnętrznego kalendarza zespołu KuPlanner. Rezerwacje niemieckie powiadamiają office@kuplanner.com, a rezerwacje polskie office@kuplanner.com oraz ks@kuplanner.com. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
Każda rezerwacja otrzymuje losowy link do anulowania. Link do rozmowy uzupełnia uprawniony administrator i jest on przesyłany e-mailem. Po anulowaniu termin staje się ponownie dostępny, a dane rezerwacji są usuwane, gdy nie są już potrzebne do realizacji lub obsługi spotkania i nie obowiązują inne okresy przechowywania.
8. Niezbędne pliki cookie i pamięć lokalna
Nie stosujemy analitycznych, marketingowych ani reklamowych plików cookie.
WordPress używa technicznie niezbędnych plików cookie sesji i bezpieczeństwa podczas logowania. Wybrany język, preferowana waluta oraz niektóre wskazówki obsługi są zapisywane lokalnie w przeglądarce. Aplikacja przechowuje również przypisaną do konta lokalną kopię roboczą danych, aby niezawodnie synchronizować wpisy i umożliwić ich odtworzenie po chwilowym braku połączenia. Lokalna kopia aplikacji jest usuwana podczas prawidłowego wylogowania; pozostałe ustawienia można usunąć przez wyczyszczenie danych strony.
9. Biblioteki techniczne i usługi zewnętrzne w aplikacji
Po zalogowaniu aplikacja KuPlanner pobiera pojedyncze biblioteki programistyczne do tworzenia plików PDF, wykresów, archiwów ZIP, pobierania plików i rozpoznawania tekstu z sieci cdnjs.cloudflare.com oraz cdn.jsdelivr.net. Z przyczyn technicznych do operatorów CDN przekazywany jest w szczególności adres IP. Podstawą są art. 6 ust. 1 lit. b i lit. f RODO.
Kurs referencyjny EUR/PLN jest pobierany po stronie serwera z Narodowego Banku Polskiego, dlatego adres IP użytkownika nie jest przekazywany do banku. Dla wybranych starszych kont może zostać wykonany jednorazowy import wcześniejszych danych z Google Firebase do chronionej pamięci KuPlanner.
10. Odbiorcy, uprawnienia i kopie zapasowe
Odbiorcami mogą być STRATO jako dostawca hostingu, Web3Forms i jego podmioty przetwarzające, wymienieni operatorzy CDN oraz wyłącznie odpowiednio upoważnieni administratorzy i sprzedawcy KuPlanner. W celu ochrony przed utratą danych tworzone są zabezpieczone kopie zapasowe, przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne do odtworzenia danych, zapewnienia bezpieczeństwa lub realizacji obowiązków prawnych.
11. Okres przechowywania
Konta i dane aplikacji są zasadniczo przechowywane przez czas trwania umowy i korzystania z usługi. Następnie są usuwane lub blokowane, o ile nie stoją temu na przeszkodzie ustawowe okresy przechowywania, otwarte roszczenia lub niezbędne cykle kopii zapasowych. Zapytania kontaktowe są usuwane po zakończeniu sprawy, jeżeli nie istnieje obowiązek dalszego przechowywania.
12. Twoje prawa i prawo do skargi
Masz w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych i wniesienia sprzeciwu. Udzieloną zgodę można wycofać w dowolnym momencie ze skutkiem na przyszłość. Skargę można złożyć między innymi do Bawarskiego Urzędu Nadzoru Ochrony Danych, Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych albo innego właściwego organu nadzorczego.
13. Obowiązek podania danych i decyzje automatyczne
Pola obowiązkowe są potrzebne do obsługi zapytania, założenia konta lub udostępnienia uzgodnionych funkcji aplikacji. Bez tych danych dana usługa nie jest możliwa. Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.